Šablóny dokumentov

Ako Vám Fusio pomôže so správou šablón?

Potrebujete presadiť používanie aktuálnych šablón? Používajú sa u Vás vo firme často staré verzie dokumentov, akými sú napríklad predlohy zmlúv, obchodných ponúk, špecifikácií, formulárov či hlavičkového papiera? Ukladáte šablóny na zdieľaný disk a Vaši pracovníci volia často „cestu menšieho odporu“, kedy namiesto „preklikávania sa“ k aktuálnej šablóne použijú tú, ktorú si uložili lokálne, keď s ňou pracovali naposledy? Informujete užívateľa pracne ručným rozosielaním e-mailov a niekedy na niekoho aj zabudnete? Alebo pre istotu rozosielate e-maily vždy všetkým a príjemcovia správu niekedy ignorujú, pretože vedia, že sa ich často vôbec netýka? Fusio Vám pomôže.

Vo Fusio sú šablóny pre používateľov ľahko dostupné, vrátane pohodlného vyhľadávania. Je tu jednoduché nastaviť pridelenie šablóny konkrétnym ľuďom, najlepšie podľa ich rolí. A o aktualizácii šablóny informovať užívateľa automaticky – a len tých, ktorých sa to týka.

Vo Fusio si môžete ľahko prispôsobiť obsah evidencie. Väčšina firiem sa zrejme rozhodne evidovať údaje, ako sú názov šablóny, jej správca, vymedzenie platnosti, verzie a podobne. Z vašich individuálnych potrieb však môžu vyplývať ďalšie evidované údaje, ako frekvencia revízia šablóny, kategórie, pridelenie zamestnancom a podobne. Fusio si tak prispôsobíte presne Vašim potrebám.

Stretli ste sa s tým, že šablóna dokumentu bola zastaraná a nikto sa včas nepostaral o jej aktualizáciu? Keď sa mení adresa, logo alebo telefónne číslo, napadne každého, že je potrebné prejsť všetky šablóny a aktualizovať ich. Čo ale napríklad zoznam referenčných zákazníkov v šablóne ponuky? Spomenie si niekto pravidelne, že by bolo vhodné zaradiť nových, zaujímavých klientov, ktorých prítomnosť v referenciách zvyšuje Vašu prestíž?

S Fusio máte po starostiach. K šablóne priradíte správcu a nastavíte početnosť pravidelnej revízie – podľa potreby trebárs raz za pol roka alebo za rok. Fusio správcu včas upozorní na nutnosť revízie a po preverení či aktualizácii mu umožní predĺžiť platnosť šablóny.

Vďaka reportingu môžu byť užívateľom zasielané informácie o každej zmene jednotlivo alebo formou všeobecného reportu napríklad raz týždenne, ak sa niečo zmenilo. Správcovia šablón môžu dostávať upozornenia na potrebu vykonania revízie. Pri nevybavení revízie včas môže byť tiež upozornený nadriadený. Je to na Vás.

Inšpirácia Fusio: Ukážka evidencia šablón dokumentov

Výhody evidencia šablón vo Fusio:

REFERENCIE